金山区政协机关工作制度
（2012年5月3日区政协五届六次主席会议修订）
为了加强政协机关各项工作的程序化、规范化、制度化建设，提高工作效率和科学管理水平，特制定本制度。
一、政协机关办文制度
（一）收阅文制度
l、收文。凡邮寄、送到本会的信件、刊物等，由信息科统一启封。文件启封后应及时进行编号登记，再送有关领导或部门；外出开会带回文件，要及时主动交信息科补办登记手续。
2、批文。发至本会的文件，由政协办公室主任或由主任委托办公室副主任批办。
3、阅文。传阅文件，由信息科按领导批示组织传阅。阅后应签名，注明日期并迅速退回信息科，不得自行将文件传给他人或带回家中。对有领导批示的文件，经办同志应将办文情况在传阅单上注明。
（1）文件阅读范围：
发至局级的中共中央、中央办公厅文件及市委、市委办公厅文件，国务院、国务院办公厅文件及市政府、市政府办公厅文件阅读范围为：①区政协正副主席、秘书长、办公室主任；②享受局级待遇的在职和离退休干部。
发至县团级的中共中央、中央办公厅文件及市委、市委办公厅文件，国务院、国务院办公厅文件及市政府、市政府办公厅文件以及区委、区人大、区政府的文件阅读范围为：①政协正副主席、正副秘书长、政协办公室和专委办正副主任、调研员；②享受局、处级待遇的离退休干部。
（2）文件阅读方法：
政协正副主席、正副秘书长、政协办公室和专委办正副主任、调研员的文件阅读，由政协办公室信息科按照阅文范围组织传阅。
享受局级、处级待遇的离退休干部，可随时按阅读范围向政协办公室机要秘书查阅。
阅读文件的同志要遵守《区政协机关保密工作制度》，注意保密。文件一般不外借，如有特殊情况需要外借，要按规定办理手续。
4、归档。信息科需按照立卷类目做好平时工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理、归档工作。各科室应做好本科室文书材料的收集、整理，于本年度末移交信息科。
(二)发文制度
1、发文流程：拟稿—分管副秘书长或分管副主任核稿—秘书长或政协办公室主任、专委办主任、专委会主任审稿—签发—校对—盖章—印发。
2、凡以本会或办公室名义的文件或通知等材料，由秘书科或主办科室负责拟稿、校对；凡以专门委员会名义的有关通知或材料，由联络科或相关科室负责拟稿、校对。经领导签发的稿件，统一由信息科登记、编号后印发。
3、拟稿要求字迹端正，用词要准确、规范，用黑墨水或蓝墨水钢笔书写，亦可直接用电脑打印。禁止使用圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水钢笔，改动大的要誊抄或打印。拟稿要符合公文种类、格式，拟稿人需填写《发文稿》，并签字和注明日期，按程序逐级审核签字。核稿、审稿要用黑墨水或蓝黑墨水（钢）笔，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水或纯蓝墨水（钢）笔，核稿人员在稿件上签字并注明日期。
4、稿件格式：页面为A4（21cmХ29.7cm）,版面上下边距为25mm，行距固定值30磅，每行28个字；字号标题为二号方正小标宋，正文为三号仿宋体（其中：一级标题为3号黑体、二级标题为3号楷体、三级标题为3号仿宋加粗、四级标题为3号仿宋）；发文机关署名用三号仿宋体，居右排，后空2个字；成文日期用三号仿宋体，用阿拉伯数字，首字比发文机关首字右移2个字，具体格式参照金委办[2012]7号文件的规定。
5、以政协委员会名义拟发的文件等材料，由主席或由主席委托分管副主席、秘书长签发。以政协党组名义拟发的文件等材料，由党组书记签发或由书记委托副书记、成员签发。以政协办公室名义拟发的文件等材料，一般由办公室主任签发，重要的由主席、副主席、秘书长批示后签发。
6、印鉴。公章由信息科统一保管。以政协委员会名义的发文，盖委员会章；以政协办公室名义的发文，盖办公室章；以政协党组名义的发文，盖党组章。非行文用章，各科室外出联系工作用的介绍信，须填写用印或用介绍信申请单，并经政协办公室主任签发后方可使用，如有急件遇到主任不在，由办公室副主任代签，事后补签。
7、文印工作人员必须按来稿行文要求进行排版和印发，对来稿认真负责，保证印刷质量并严守机密。
8、凡复印文件、材料，交行政科文印室复印；打(复)印稿件，应当遵循节约原则，使用不多的稿件、表格，印数不宜过大。
二、政协机关办会、办事制度
（一）办会、办活动制度
1、办公室根据主席会议、常委会议审定的会议或活动方案开展筹备工作，落实会议或活动地点，草拟会议或活动通知，并负责通知参加会议或活动的有关人员。
2、涉及会议或活动议题内容的相关科室负责相关材料的准备和新闻媒体的联系。
3、常委会议、主席会议及由政协机关组织召开的有关会议或活动，在秘书长协调下，由办公室负责，信息科负责相关材料的发放，行政科负责会场或活动现场的布置、音响设备检查等工作；各专委会组织召开的会议或活动，筹备工作由专委会负责并落实参加人员。
4、各专委会、办公室组织召开的各类会议或活动，原则上应提前一周告知秘书长或办公室主任，重要活动应拟定工作方案，以保证会议或活动筹备工作的顺利完成。
5、参加会议或活动的有关人员要准时出席会议，不迟到早退，不无故缺席，不在会议或活动期间办理其他事务和阅读无关材料。如有特殊情况不能参加会议或活动，必须向主持会议或活动的领导请假。
6、会议讨论问题时，必须充分发扬民主，认真听取与会者的意见。参会人员要认真准备、积极思考，敢于和勇于发表自己明确的意见。
7、会议或活动期间，相关工作人员负责做好会议或活动的签到、记录、摄像工作；结束后，相关工作人员负责会议或活动内容的收集、整理和简讯撰写等工作。
（二）接待制度
1、一切接待活动，既要做到热情待客，不失礼仪，又要发扬勤俭节约的原则。在外事接待中，要严格执行有关外事方面的规定，遵守外事纪律。
2、外省市和本市区、县政协来本会访问，需报告主席，接待工作由行政科提出接待方案，秘书长或政协办公室主任负责审定并协调安排，政协办公室及相关人员负责具体接待。行政科负责派车迎送，安排就餐和住宿等事宜。
3、海外人士来本会访问，由秘书长和政协办公室主任负责协调，安排接待。
4、根据来访人员的组成情况，原则上由本会相应职务的领导出面迎候、陪同。也可根据实际情况，安排专人或相关人员陪同。
5、根据来访客人提出的工作交流要求，安排有关的专门委员会和与本会相关的工作部门进行对口交流。工作交流一般由正、副秘书长或专门委员会主任主持。必要时，也可由主席或副主席主持。
6、接待工作结束后，相关人员应认真整理接待情况材料，并交信息科存档。
三、政协机关工作人员工作考勤制度
(一)考勤制度
1、作息时间：按照区政府作息时间规定，准时上下班，因故迟到或早退时，应及时请假。
2、请假：假期在一天以内的，告知分管领导，并报秘书长或办公室主任审批；秘书长、办公室主任由主席审批。事假一般在一天前提出，假期超过二天以上的，一般提前三天提出并填写《请假申请单》，审批必须报主席同意。
3、休假：休假按照国务院《职工带薪年休假条例规定》执行。工作人员的休假在征求个人意见的基础上，由组织上分期分批有计划地安排。办理休假手续，原则按请假程序报批。
4、考勤：考勤对象为政协机关在编人员。日常考勤由各科室科长负责，处级干部由政协办公室落实专人负责，作好记录，并在每月月底个人考核表中反映。非编制内人员参照在编人员执行。
5、其他：事假、病假、婚假、产假、丧假以及学习培训等按有关规定执行。
(二)工作制度
1、坚持学习。要坚持学习党的重要理论思想以及中央、市委、区委的方针、政策，学习有关统一战线知识和政协理论，提高思想认识、理论素质、政策水平和工作能力。
2、团结共事。上级要支持下级的工作，下级要积极主动地完成上级安排的工作任务；机关领导干部要重视一般干部及工作人员的意见和反映，经常谈心、沟通思想，做好思想政治工作；机关工作人员要互相关心，互相支持，专心致志地干好本职工作。
3、爱岗敬业。要有强烈的服务意识和敬业精神，一丝不苟地做好会议活动等服务工作，尽职尽责地完成各项任务。
4、严肃纪律。要严格遵守上下班考勤制度，上班时间不准高声喧哗，聊天谈笑；要按时完成上级和领导布置的工作，讲究工作效率。
5、廉洁奉公。坚持为民、务实、廉洁的作风。遵守国家法律法规、党内监督条例和纪律处分条例以及市、区党委政府关于廉政建设的各项规定，自觉抵制一切腐败现象。
6、保持整洁。办公楼及办公室经常保持干净整齐，定期清扫。文件材料及时归档或销毁，废旧纸张不得乱丢乱扔乱堆，创造优良工作环境
7、严格保密。要树立保密意识，执行保密纪律，重要文件及时传阅、妥善保管。要加强安全工作，注重预防，落实检查制度。
8、规范管理。要规范财务制度，合理开支，杜绝浪费；严格执行机关各项规章制度，定期检查落实情况。
四、政协机关保密制度
（一）保密文件的收发，应履行登记、签收手续。政协办公室机要秘书负责秘密文件的收发、传阅和日常管理工作。
（二）保密文件应限于办公室阅办。不在机关办公室以外的场所存放密件，不带密件去与工作无关的场所。确因工作需要携带秘密文件外出，必须经主管领导批准，并采取相应的保密措施。绝密、机密文件不准携带外出。
（三）传阅文件应严格按照相关文件规定，及时退还文件保管员。
（四）未经制发机关或者上级机关同意，不得擅自扩大秘密文件的知悉范围，不得向规定范围以外的人员泄密，不得公开引用和发表。绝密文件应当严格控制知悉范围。
（五）绝密文件和制发机关规定不准复印的秘密文件，一律不准擅自复印；确需复印时，需经制发机关批准，复印件应视同原件一样进行处理。
（六）保密文件的保管，应当选择有利于安全保密的场所和设备，具有必要的防盗、防火设施。
（七）销毁保密文件，应当履行登记手续，并经主管领导审核批准。任何个人不得自行销毁处理，更不准将秘密文件作为废品出售。
（八）根据《上海市保密废纸回收销毁办法》，机关各科室废纸（包括报刊杂志）的回收由行政科负责，定时集中送保密废纸厂销毁，并派专人监督。
（九）要进一步加强印章和介绍信的管理，完善使用的申请、核准、登记程序，并有专人妥善保管，防止失窃。
（十）严禁涉密计算机与互联网连接；淘汰、报废处理过涉秘文件资料的计算机、移动存储介质和传真机、复印机等涉密载体，应当通过技术手段进行处理，确保有关内容和数据不可恢复。禁止将未经技术处理的涉密计算机等转为非涉密环境使用或进行公益捐赠，禁止废旧涉密计算机流入市场。
（十一）涉密文件资料电子版应在涉密计算机及其网络和涉密移动存储介质中存储和处理，严格按同等密级的纸质文件管理要求统一管理，禁止私自存储和复制。
（十二）认真执行党政干部保密守则，切实做到：不该说的国家秘密，绝对不说；不该问的国家秘密，绝对不问；不该看的国家秘密，绝对不看；不该打听的国家秘密，绝对不打听；不该记录的国家秘密，绝对不记录；不在私人交往中涉及国家秘密；不在公共场所谈论和处理国家秘密事项；不在没有保密设施的地方存放国家秘密；不在普通电话、普通邮局传送国家秘密；不携带国家秘密文件、资料、物品参观、游览和探亲访友。
五、政协机关信息化管理制度
（一）政协网站管理制度
1、金山区政协网站在政协办公室的领导下运行。
网站的宗旨是：报道政协动态、宣传政协知识、公开政协政务、传播政协信息、交流政协经验、反映社情民意、服务政协委员。
网站的任务是：为全体委员更好地履行政协职能，提供一个快捷、方便的渠道和载体；为党和政府体察民情，了解民意，集中民智，实现党和政府决策的民主化、科学化增添新的窗口和平台；宣传政协，扩大政协的社会影响；展示各民主党派、工商联、各人民团体以及广大政协委员和各界人士的精神风貌，在推进社会主义民主政治建设和经济、社会发展中发挥积极的作用。
2、信息科负责网站的维护、监管网站的运行。
区政协网站设总监、副总监、主编。
总监负责网站的全面策划、运行和管理。副总监在总监的领导下协助管理网站，负责协调网站的建设、总体策划、结构设计、工作安排、照片更新和安全等方面工作，并负责发布委员日常电子签到情况。主编负责网站信息的收集、整理、下载和上传等各项工作。
3、各专门委员会、各镇、街道委员地区联络组和政协委员应积极向网站提供新闻和工作动态等信息，各地区联络组联络员需向区政协网站提供本地区组织的活动信息和会议资料。
4、网站实行统一管理。网站后台管理除维护人员操作外，任何人不得擅自进入。网站运行中如出现问题要及时向副总监报告，副总监向总监说明情况，并及时研究可行方案解决处理。
6、信息科要提高安全保密意识，按照“谁公布，谁负责”的原则，落实网络信息安全管理制度，加强对上网设备及相关信息的安全检查。网站在建设中要加强安全技术和手段的应用，对网站系统的安全进行实时监控，网站内容定期进行备份，专人保管，对相应操作系统和应用系统进行安全保护。管理员用户名和密码必须绝对保密，养成经常更改管理员密码的习惯。
7、所有管理员与负责人员必须以认真负责的态度投入到自己工作中，因为疏忽大意造成工作失误或者影响到整个网站的运作，以及没有及时控制或消除一些不当信息的扩散，将追究其责任，违法者追究其刑事责任。
（二）政协委员电子签到系统管理制度
1、政协委员电子签到系统由信息科负责软件修改和信息采集录入。
2、委员电子签到系统所需的笔记本电脑、读卡器、数据采集设备等由信息科专人负责保管和维护，确保设备正常运行。
3、委员电子签到系统所需的签到卡由信息科负责统一制作和发放。委员如丢失或损坏签到卡，应及时向政协信息科反映，由信息科重新制作、补发新卡。其他科室有义务及时将委员签到卡丢失或损坏情况转告信息科。
4、主席会议、常委会议、委员地区联络组组长例会以及委员活动日等区政协重要活动由信息科负责签到，专委会活动由联络科负责签到，会后数据交信息科汇总。
5、每次会议签到后，信息科指定专人将汇总数据报金山区政协网站管理员（主编），经分管领导审定后在相应栏目公布委员履职情况。
6、根据签到所产生的数据，结合其他科室反馈的委员履职情况，由秘书科编制委员履职情况汇总表，供领导审阅。
(三)政协机关计算机网络安全管理制度
1、区政协机关计算机网络系统的安全工作由信息科负责，信息科落实专人负责网络安全工作。
2、区政协机关计算机网络为互联网和公务（局域）网，两网间实现逻辑隔离。
3、各科室计算机实行专人专用。联网计算机每台分配专用IP地址，未经允许不可擅自更改，严禁不同用途计算机相互串用。
4、对接入内网和专网的计算机，不可安装游戏和来历不明的软件。
5、定期对计算机进行杀毒，不能清除的病毒，要及时报信息科。
6、电脑或网络出现故障后应及时报信息科维修处理，不得擅自拆卸机箱和插拔网线。
7、认真维护计算机和网络设备，要始终保持设施整洁，不得在设备及工作台上堆放茶水、零食、磁性物质等物品，下班必须关机并切断电源。
8、各科室负责人要加强对本科室计算机的使用管理，如操作人员违反制度，造成不良后果的，除追究当事人责任外，还要追究科室负责人的责任。
9、操作人员必须自觉遵守国家机关保密制度，定期修改密码。
六、政协机关信访工作制度
（一）政协正副主席、秘书长和政协办公室负责人在每月委员活动日和每星期四接待委员或群众来访，平时由信息科负责来访接待。主席亲自阅批重要来信。
（二）政协办公室主任负责分管信访工作（或副主任分管），定期听取、研究信访工作，解决信访问题，阅批每一件来信，亲自协调处理来信率要达到规定比例。
（三）信访干部要认真按信访工作条例做好接待、登记、查办和回复来信、来访。主要工作指标和要求：
1、热情接待来访者，做好笔录，按政策法规正确给予答复。
2、查办件：3个月内办结，延期要书面说明理由，领导签字报上级信访机构。
3、市内查办件：1个月内办结。
4、信访干部处办件：2个月内办结。要做到件件有复信(先简复，办结后再答复)。
5、重视集体上访、各种联名信、信访老户和突发事件，发现情况及时向部门领导、上级机关汇报。
6、认真做好信访件归档工作。次年装订成册放档案室存档（短期档）。
7、每季度对信访工作进行一次自查，认真填写信访统计报表，及时上报。
8、认真贯彻区政府信访办公室有关批示精神，积极参加信访业务学习、培训。
9、积极向区信访办公室提供信息。
10、委员提案作来信处理的参照本制度执行。
七、政协机关档案工作制度
（一）档案库房管理制度
1、库房应严格注意防火、防潮、防光、防虫、防尘、防霉、防高温、防有害生物、气体和防污染实施情况，并根据薄弱环节，制定预防措施和设置必要的设备。
2、每日记载库房内温湿度，并根据条件及时调节库房温湿度(档案库房温湿度要求：温度14℃—24℃，相对湿度45—60％)。
3、库房内应经常保持清洁，做到窗明、门洁、地净，箱柜无灰尘。
4、档案柜内应及时放入和更换防虫药物。
5、库房门窗必须紧闭，下班前认真检查，确保库房安全。
6、库内档案应分类存放，箱、柜、架必须摆放整齐，并编上箱号，严禁在库内存放个人物品或堆放杂物，严禁烟火。
7、库房钥匙应专人保管，非本室人员严禁人内。
（二）档案查(借)阅制度
1、查阅档案资料须首先填写《借阅档案登记簿》，未履行登记手续者，档案室拒绝提供档案、资料。
2、外单位查阅档案、资料，必须持所在单位介绍信，注明利用者身份和利用档案的目的、范围，经分管领导审批后，予以查阅。
3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出本单位。
4、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，查阅时严禁吸烟，吃食物。
5、严守党和国家机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。
6、查阅档案内容抄录应使用规定用纸，不准随意摘抄在笔记本上；如需复印(部分或全部)应事先在申请单上说明，按复印有关要求办理。
7、查阅档案、资料者应及时将利用效果反馈档案室，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。
8、一般情况档案不予外借，如遇特殊情况，需经领导审批后，予以借阅，外借应及时归还，外借档案时间一般不超过半个月，每月清理一次。
（三）档案保密制度
1、档案管理人员必须认真贯彻执行上级有关保密的指示和规定，严格执行党和国家的保密制度。
2、档案管理人员不得借工作之便，私自将秘密档案带出库房或给无关人员查阅。
3、档案管理人员不得在公共场所和私人信件中泄漏党和国家机密。
4、由于工作需要使用档案，应妥善保管，不得擅自扩大阅读范围，用后及时归还。
5、复印秘密档案必须凭单位介绍信，并经领导批准方可进行。
6、严禁向废品收购部门出卖档案文件资料，销毁档案必须严格遵守鉴定销毁制度。
7、提供利用档案，要严格执行借阅制度，注意保密。
8、档案整理鉴定中，被剔出的重要文件或已过保管期限的案卷不能乱丢乱放，要集中妥善存放，档案销毁严格按照《档案鉴定销毁制度》进行。
9、进入档案室须经管理人员同意，其他人员不得人内。
10、对故意或过失丢失档案或泄密者，将依法追究责任。
（四）档案统计制度
1、编制各类档案案卷目录、归档文件目录。
2、建立档案立卷归档、收进、移出、销毁登记簿。
3、建立档案利用效果登记簿，对档案利用的有关情况进行统计。
4、建立档案的收进，移出、保管、提供利用等台帐，做到“家底”清楚，“帐物”相符。
5、档案的统计内容应定期汇总，每年三月底前完成上年度的各种统计工作内容，并写出档案统计数据分析报告。
八、附则
上述制度在区政协党组和主席会议的领导下执行，由秘书长总负责，办公室具体落实，并制定操作细则。
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